Digitale Unter­schriften im Netz: Wie funk­tio­nieren elek­tro­nische Signaturen?

Mit­hilfe von digi­talen Unter­schriften, soge­nannten elek­tro­ni­schen Signa­turen, lassen sich Doku­mente rechtlich ver­bindlich, schnell und sicher unter­zeichnen. FP, Spe­zialist für sichere Kom­mu­ni­kation, erklärt, wo die ver­schie­denen Formen der elek­tro­ni­schen Signatur zum Einsatz kommen.

Ver­träge, Angebote, For­mulare und Beschei­ni­gungen in Schriftform zu unter­zeichnen und zu ver­senden, kann Tage, ja sogar Wochen dauern. Mit digi­talen Unter­schriften, genannt elek­tro­nische Signatur, lässt sich dieser Prozess signi­fikant ver­kürzen. Denn das zeit­auf­wendige Hin- und Her­schicken per Post ent­fällt. Statt­dessen können alle Betei­ligten das ent­spre­chende Dokument innerhalb weniger Minuten rechts­gültig aus­tau­schen und unter­zeichnen. Besonders für kleine und mit­tel­stän­dische Unter­nehmen sowie Selb­ständige bietet diese Art der Ver­trags­un­ter­zeichnung großes Potenzial, da sich hier­durch Geschäfts­ab­schlüsse und Pro­zesse stark beschleu­nigen lassen. Das spart Zeit und damit Geld. Zudem lassen sich Doku­mente so bequem von unterwegs per Smart­phone oder Tablet unterzeichnen.

Aber in welchen Fällen sind die unter­schied­lichen Formen der elek­tro­ni­schen Signatur rechtlich ver­bindlich? Fran­­cotyp-Pos­­talia (FP), Experte für sicheres Mail­business und sichere digitale Kom­mu­ni­ka­ti­ons­pro­zesse, hat die Antworten:

1. Rechts­ver­bind­lichkeit per Zertifikat

In 95 Prozent aller kauf­män­ni­schen Ver­träge und Vor­gänge kommt die fort­ge­schrittene elek­tro­nische Signatur zu Einsatz. Diese sichert über ein kryp­to­gra­fisch ver­schlüs­seltes Zer­ti­fikat die Inte­grität des Doku­ments. So lässt sich jederzeit nach­weisen, dass das Dokument im Laufe des Unter­zeich­nungs­pro­zesses nicht ver­ändert wurde.

2. Höchste Sicher­heits­stufe durch digitale Identität

Die qua­li­fi­zierte elek­tro­nische Signatur (QES) garan­tiert das höchste Sicher­heits­niveau für digitale Unter­schriften und ent­spricht den Anfor­de­rungen der Ver­ordnung über elek­tro­nische Iden­ti­fi­zierung und Ver­trau­ens­dienste (eIDAS). Sie kommt bei­spiels­weise bei der Unter­zeichnung von Arbeit­neh­mer­über­las­sungen, kas­sen­ärzt­lichen Abrech­nungen oder Ver­brau­cher­dar­lehen zum Einsatz.

Für die Ver­wendung der QES muss der sich der Nutzer regis­trieren und seine digitale Iden­tität bestä­tigen. Dies lässt sich bei­spiels­weise über den Ver­trau­ens­diens­te­an­bieter D‑TRUST der Bun­des­dru­ckerei durch­führen. Der Nutzer bean­tragt hierfür eine Signa­tur­karte, für die er sich per Post­Ident iden­ti­fi­zieren muss. Mit­hilfe eines spe­zi­ellen Kar­ten­le­se­geräts und einer Software kann der Nutzer eine elek­tro­nische Signatur gene­rieren und damit Doku­mente unterzeichnen.

Noch ein­facher geht es mit der Kom­bi­nation von sign-me der Bun­des­dru­ckerei und FP Sign. Dabei wird die digitale Iden­tität per Video­Ident-Ver­­­fahren erfasst und von der Bun­des­dru­ckerei gespei­chert. Der Nutzer kann diese elek­tro­nische Signatur anschließend unkom­pli­ziert via SMS-Authen­­ti­­fi­­zierung über das FP Sign Konto aus­lösen. Eine Signa­tur­karte und ein Kar­ten­le­se­gerät werden nicht benötigt, weshalb die Unter­zeichnung von unterwegs noch ein­facher möglich ist.

3. Wichtige Ausnahmefälle

Es gibt aller­dings einige Son­der­fälle, bei denen weder die fort­ge­schrittene noch die qua­li­fi­zierte elek­tro­nische Signatur zum Einsatz kommen kann. Dies sind haupt­sächlich Ver­träge im Notar­ge­schäft oder fami­li­en­recht­liche Ange­le­gen­heiten. Der Grund hierfür ist, dass der Gesetz­geber in diesen Fällen eine nochmals erhöhte Rechts­si­cherheit gewähr­leisten will und deshalb nach wie vor nur die schrift­liche Form akzeptiert.