Papierflut im Büro ein­dämmen, aber wie?

Papierflut  im Büro ein­dämmen, aber wie? Papier­loses Büro und Datenschutz.Ordnung braucht nur der Dumme, das Genie beherrscht das Chaos. Das ist für den Büro­alltag sicher pro­ble­ma­tisch: Ver­trau­liche Doku­mente — gilt auch für ver­trau­liche E‑Mails — müssen sicher abgelegt werden. Ist das immer der Fall? Arbeiten, ohne zu drucken. Geht das? 

 
Seit vielen Jahren wird in den Betrieben ver­sucht, auf das Drucken von Doku­menten zu ver­zichten und nur noch elek­tro­nisch zu erstellen und wei­ter­zu­leiten. Das klappt nicht immer. Manches Dokument liest sich aus­ge­druckt einfach besser und viele Doku­mente müssen auch nach wie vor unter­schrieben werden. Bei jedem Aus­druck muss aber auf die Rechte der Per­sön­lichkeit und per­sön­liche Daten geachtet werden.  Ins­be­sondere in der Kor­re­spondenz mit Kunden, Mit­ar­beitern und Lie­fe­ranten sind die beson­deren Daten­schutz­regeln zu beachten.

So wie bei elek­tro­ni­schen Doku­­menten-Management-Sys­­temen (DMS) nicht jedem der Zugriff und Ein­blick auf ver­trau­liche Daten gewährt wird, genauso müssen Sie im täg­lichen Arbeiten mit sen­siblen Doku­menten darauf achten (vor dem Aus­druck!), wem Sie dieses Dokument wei­ter­geben können und was auf Ihrem Schreib­tisch liegen darf. Mal abge­sehen davon, dass ein auf­ge­räumter und ordentlich ver­las­sener Schreib­tisch immer der beste Schutz vor unbe­rech­tigten Ein­blicken ist, müssen daten­schutz­re­le­vante Papiere immer weg­ge­sperrt werden. Ihren PC sperren Sie ja auch bei jedem Weg­gehen aus dem Büro… Oder???

Umwelt­schutz beginnt auch im Büro
So ganz ohne Aus­druck wird es im Büro (noch) nicht funk­tio­nieren. Aber man kann daran arbeiten mög­lichst viel durch elek­tro­nische Systeme zu ersetzen und damit die Papierflut und die Gefahr einer Daten­schutz­ver­letzung zu minimieren.
Setzen Sie sich und ihren Mit­ar­beitern rea­lis­tische Ziele. Prüfen Sie gemeinsam, welche Aus­drucke not­wendig sind und welche durch ein elek­tro­ni­sches Abspei­chern sicherer archi­viert werden können. Als erstes sollten bereits vor­handene Doku­mente digi­ta­li­siert werden.
Beim Prüfen der Dokus und Ordnern kann man auch gleich checken, ob man diese über­haupt noch braucht.  Ent­sorgen Sie nicht mehr benö­tigte Papiere ver­traulich im Shredder.
Durch­forsten Sie die Akten und Scannen Sie Doku­mente ein, die nicht mehr in Papierform abgelegt werden sollen.  Wichtig ist auch, den Mit­ar­beitern das Gefühl zu geben, dass sie „mit­ge­nommen“ werden in der Stra­tegie des „papier­armen“ Büros. Es geht nicht darum die Mit­ar­beiter zu gängeln oder Ihnen vor­zu­schreiben nicht mehr zu drucken. Sicher aber wird man sich von bestimmten Gewohn­heiten ver­ab­schieden müssen. Auch gilt, wie bei vielen neuen Stra­tegien, das Ver­trauen der Mit­ar­beiter zu gewinnen und die Vor­teile der Digi­ta­li­sierung von Doku­menten deutlich zu vermitteln.

Fazit:
Das papierlose Büro wird ein Wunsch­traum bleiben, aber man kann im Büro­alltag immer kon­se­quent daran arbeiten und prüfen, wo ein Aus­druck not­wendig ist und wo nicht. Dies erfordert bei allen Mit­ar­beitern erhöhte Dis­ziplin. Loben Sie kleine Prä­sente für das Ein­sparen von Papier im Büro aus, das fördert den Ansporn sparsam mit der Res­source Papier umzu­gehen. Zeigen Sie tur­nus­mäßig auf wie viel Papier in einem bestimmten Zeitraum ein­ge­spart werden konnte und spiegeln Sie Ihren Mit­ar­beitern wieder, welchen wich­tigen Beitrag Sie dadurch zum Thema Umwelt- und Daten­schutz leisten. „Tue Gutes und sprich darüber“ …um bei den ein­gangs auf­ge­zeigten „klugen Sprüchen“ zu bleiben.

Bild: © Claudia Hautumm / pixelio.de