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Papierflut im Büro eindämmen, aber wie?
Papierflut im Büro eindämmen, aber wie? Papierloses Büro und Datenschutz.Ordnung braucht nur der Dumme, das Genie beherrscht das Chaos. Das ist für den Büroalltag sicher problematisch: Vertrauliche Dokumente — gilt auch für vertrauliche E‑Mails — müssen sicher abgelegt werden. Ist das immer der Fall? Arbeiten, ohne zu drucken. Geht das?
Seit vielen Jahren wird in den Betrieben versucht, auf das Drucken von Dokumenten zu verzichten und nur noch elektronisch zu erstellen und weiterzuleiten. Das klappt nicht immer. Manches Dokument liest sich ausgedruckt einfach besser und viele Dokumente müssen auch nach wie vor unterschrieben werden. Bei jedem Ausdruck muss aber auf die Rechte der Persönlichkeit und persönliche Daten geachtet werden. Insbesondere in der Korrespondenz mit Kunden, Mitarbeitern und Lieferanten sind die besonderen Datenschutzregeln zu beachten.
So wie bei elektronischen Dokumenten-Management-Systemen (DMS) nicht jedem der Zugriff und Einblick auf vertrauliche Daten gewährt wird, genauso müssen Sie im täglichen Arbeiten mit sensiblen Dokumenten darauf achten (vor dem Ausdruck!), wem Sie dieses Dokument weitergeben können und was auf Ihrem Schreibtisch liegen darf. Mal abgesehen davon, dass ein aufgeräumter und ordentlich verlassener Schreibtisch immer der beste Schutz vor unberechtigten Einblicken ist, müssen datenschutzrelevante Papiere immer weggesperrt werden. Ihren PC sperren Sie ja auch bei jedem Weggehen aus dem Büro… Oder???
Umweltschutz beginnt auch im Büro
So ganz ohne Ausdruck wird es im Büro (noch) nicht funktionieren. Aber man kann daran arbeiten möglichst viel durch elektronische Systeme zu ersetzen und damit die Papierflut und die Gefahr einer Datenschutzverletzung zu minimieren.
Setzen Sie sich und ihren Mitarbeitern realistische Ziele. Prüfen Sie gemeinsam, welche Ausdrucke notwendig sind und welche durch ein elektronisches Abspeichern sicherer archiviert werden können. Als erstes sollten bereits vorhandene Dokumente digitalisiert werden.
Beim Prüfen der Dokus und Ordnern kann man auch gleich checken, ob man diese überhaupt noch braucht. Entsorgen Sie nicht mehr benötigte Papiere vertraulich im Shredder.
Durchforsten Sie die Akten und Scannen Sie Dokumente ein, die nicht mehr in Papierform abgelegt werden sollen. Wichtig ist auch, den Mitarbeitern das Gefühl zu geben, dass sie „mitgenommen“ werden in der Strategie des „papierarmen“ Büros. Es geht nicht darum die Mitarbeiter zu gängeln oder Ihnen vorzuschreiben nicht mehr zu drucken. Sicher aber wird man sich von bestimmten Gewohnheiten verabschieden müssen. Auch gilt, wie bei vielen neuen Strategien, das Vertrauen der Mitarbeiter zu gewinnen und die Vorteile der Digitalisierung von Dokumenten deutlich zu vermitteln.
Fazit:
Das papierlose Büro wird ein Wunschtraum bleiben, aber man kann im Büroalltag immer konsequent daran arbeiten und prüfen, wo ein Ausdruck notwendig ist und wo nicht. Dies erfordert bei allen Mitarbeitern erhöhte Disziplin. Loben Sie kleine Präsente für das Einsparen von Papier im Büro aus, das fördert den Ansporn sparsam mit der Ressource Papier umzugehen. Zeigen Sie turnusmäßig auf wie viel Papier in einem bestimmten Zeitraum eingespart werden konnte und spiegeln Sie Ihren Mitarbeitern wieder, welchen wichtigen Beitrag Sie dadurch zum Thema Umwelt- und Datenschutz leisten. „Tue Gutes und sprich darüber“ …um bei den eingangs aufgezeigten „klugen Sprüchen“ zu bleiben.
Bild: © Claudia Hautumm / pixelio.de
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Dipl. Betriebswirt (FH)
Studium der Betriebswirtschaft im Schwerpunkt Marketing
Erfahrungen in der Programmiersprache RPGII
Aufbau einer EDV-Vertriebs-Abteilung in einem großen Versicherungskonzern (Verantwortlich für die techn. Infrastruktur in den Filialdirektionen/Disposition und Installation der EDV)
Seit 1989 bei DATEV eG in Nürnberg tätig. Projektleitung “esecure bei Behörden und Institutionen”; techn. Know-how im TK-Management (Cloud-Lösungen; Beratung und Installation von Telekommunikations-Lösungen in Steuerkanzleien; Koordinator/Ansprechpartner bei techn. Telekommunikationsanfragen); Zertifizierung nach ITIL

Paperless-Pioneers.de
Hallo Claudia, interessanter Ansatz.
Da das Thema Papierloses Büro und Papierloses Arbeiten weiterhin Fahrt auf nimmt, habe ich mich kurzerhand dazu entschlossen eine Community zu gründen um allen Paperless Pioneers die Chance zu geben sich an einem Ort zu versammeln um Ihre Ideen und Meinungen auszutauschen:
Paperless Pioneers | scan hard – work smart
Url: http://www.paperless-pioneers.de
Es handelt sich dabei um eine stetig wachsende Community wie hier auch, nur das wir uns ausserhalb der Socials bewegen, nicht jeder nutzt Heutzutage FB,Twitter und G+. So hat quasi jeder die Chance mitzumachen *gg
Wenn Du Interesse hasst ein “Paperless Pioneer” der ersten Stunde zu werden, dann würde ich Dich mich freuen, wenn wir uns bald in der Community sehen.
Vorab kannst Du natürlich Fragen stellen bzw. würde ich mich gerne über Deine Meinung zu dieser Aktion sehr freuen
Paperless Grüße
André