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Papierflut im Büro ein­dämmen, aber wie?

Papierflut  im Büro ein­dämmen, aber wie? Papier­loses Büro und Datenschutz.Ordnung braucht nur der Dumme, das Genie beherrscht das Chaos. Das ist für den Büro­alltag sicher pro­ble­ma­tisch: Ver­trau­liche Doku­mente — gilt auch für ver­trau­liche E‑Mails — müssen sicher abgelegt werden. Ist das immer der Fall? Arbeiten, ohne zu drucken. Geht das? 

 
Seit vielen Jahren wird in den Betrieben ver­sucht, auf das Drucken von Doku­menten zu ver­zichten und nur noch elek­tro­nisch zu erstellen und wei­ter­zu­leiten. Das klappt nicht immer. Manches Dokument liest sich aus­ge­druckt einfach besser und viele Doku­mente müssen auch nach wie vor unter­schrieben werden. Bei jedem Aus­druck muss aber auf die Rechte der Per­sön­lichkeit und per­sön­liche Daten geachtet werden.  Ins­be­sondere in der Kor­re­spondenz mit Kunden, Mit­ar­beitern und Lie­fe­ranten sind die beson­deren Daten­schutz­regeln zu beachten.


So wie bei elek­tro­ni­schen Doku­­menten-Management-Sys­­temen (DMS) nicht jedem der Zugriff und Ein­blick auf ver­trau­liche Daten gewährt wird, genauso müssen Sie im täg­lichen Arbeiten mit sen­siblen Doku­menten darauf achten (vor dem Aus­druck!), wem Sie dieses Dokument wei­ter­geben können und was auf Ihrem Schreib­tisch liegen darf. Mal abge­sehen davon, dass ein auf­ge­räumter und ordentlich ver­las­sener Schreib­tisch immer der beste Schutz vor unbe­rech­tigten Ein­blicken ist, müssen daten­schutz­re­le­vante Papiere immer weg­ge­sperrt werden. Ihren PC sperren Sie ja auch bei jedem Weg­gehen aus dem Büro… Oder???


Umwelt­schutz beginnt auch im Büro
So ganz ohne Aus­druck wird es im Büro (noch) nicht funk­tio­nieren. Aber man kann daran arbeiten mög­lichst viel durch elek­tro­nische Systeme zu ersetzen und damit die Papierflut und die Gefahr einer Daten­schutz­ver­letzung zu mini­mieren.
Setzen Sie sich und ihren Mit­ar­beitern rea­lis­tische Ziele. Prüfen Sie gemeinsam, welche Aus­drucke not­wendig sind und welche durch ein elek­tro­ni­sches Abspei­chern sicherer archi­viert werden können. Als erstes sollten bereits vor­handene Doku­mente digi­ta­li­siert werden.
Beim Prüfen der Dokus und Ordnern kann man auch gleich checken, ob man diese über­haupt noch braucht.  Ent­sorgen Sie nicht mehr benö­tigte Papiere ver­traulich im Shredder.
Durch­forsten Sie die Akten und Scannen Sie Doku­mente ein, die nicht mehr in Papierform abgelegt werden sollen.  Wichtig ist auch, den Mit­ar­beitern das Gefühl zu geben, dass sie „mit­ge­nommen“ werden in der Stra­tegie des „papier­armen“ Büros. Es geht nicht darum die Mit­ar­beiter zu gängeln oder Ihnen vor­zu­schreiben nicht mehr zu drucken. Sicher aber wird man sich von bestimmten Gewohn­heiten ver­ab­schieden müssen. Auch gilt, wie bei vielen neuen Stra­tegien, das Ver­trauen der Mit­ar­beiter zu gewinnen und die Vor­teile der Digi­ta­li­sierung von Doku­menten deutlich zu ver­mitteln.

Fazit:
Das papierlose Büro wird ein Wunsch­traum bleiben, aber man kann im Büro­alltag immer kon­se­quent daran arbeiten und prüfen, wo ein Aus­druck not­wendig ist und wo nicht. Dies erfordert bei allen Mit­ar­beitern erhöhte Dis­ziplin. Loben Sie kleine Prä­sente für das Ein­sparen von Papier im Büro aus, das fördert den Ansporn sparsam mit der Res­source Papier umzu­gehen. Zeigen Sie tur­nus­mäßig auf wie viel Papier in einem bestimmten Zeitraum ein­ge­spart werden konnte und spiegeln Sie Ihren Mit­ar­beitern wieder, welchen wich­tigen Beitrag Sie dadurch zum Thema Umwelt- und Daten­schutz leisten. „Tue Gutes und sprich darüber“ …um bei den ein­gangs auf­ge­zeigten „klugen Sprüchen“ zu bleiben.

Bild: © Claudia Hautumm / pixelio.de

 

Ein Kommentar zu Papierflut im Büro eindämmen, aber wie?

  • André Nünninghoff sagt:

    Paperless-Pioneers.de
    Hallo Claudia, inter­es­santer Ansatz.

    Da das Thema Papier­loses Büro und Papier­loses Arbeiten wei­terhin Fahrt auf nimmt, habe ich mich kur­zerhand dazu ent­schlossen eine Com­munity zu gründen um allen Paperless Pioneers die Chance zu geben sich an einem Ort zu ver­sammeln um Ihre Ideen und Mei­nungen aus­zu­tau­schen:

    Paperless Pioneers | scan hard – work smart

    Url: http://www.paperless-pioneers.de

    Es handelt sich dabei um eine stetig wach­sende Com­munity wie hier auch, nur das wir uns aus­serhalb der Socials bewegen, nicht jeder nutzt Heut­zutage FB,Twitter und G+. So hat quasi jeder die Chance mit­zu­machen *gg

    Wenn Du Interesse hasst ein “Paperless Pioneer” der ersten Stunde zu werden, dann würde ich Dich mich freuen, wenn wir uns bald in der Com­munity sehen.

    Vorab kannst Du natürlich Fragen stellen bzw. würde ich mich gerne über Deine Meinung zu dieser Aktion sehr freuen

    Paperless Grüße
    André

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Joachim Vogel, DATEV eG

Dipl. Betriebswirt (FH)

Studium der Betriebs­wirt­schaft im Schwer­punkt Mar­keting
Erfah­rungen in der Pro­gram­mier­sprache RPGII

Aufbau einer EDV-Ver­triebs-Abteilung in einem großen Ver­si­che­rungs­konzern (Ver­ant­wortlich für die techn. Infra­struktur in den Filialdirektionen/Disposition und Instal­lation der EDV)

Seit 1989 bei DATEV eG in Nürnberg tätig. Pro­jekt­leitung “esecure bei Behörden und Insti­tu­tionen”; techn. Know-how im TK-Management (Cloud-Lösungen; Beratung und Instal­lation von Tele­kom­mu­ni­ka­tions-Lösungen in Steu­er­kanz­leien; Koordinator/Ansprechpartner bei techn. Tele­kom­mu­ni­ka­ti­ons­an­fragen); Zer­ti­fi­zierung nach ITIL

 

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