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Elek­tro­nische Rech­nungen im Unter­nehmen

Elektronische Rechnung

Rech­nungen per E-Mail zu ver­senden hat sehr viele Vor­teile für kleine und mittlere Unter­nehmen. Aber auch hier gilt: Nicht einfach machen, sondern auf gewisse Rah­men­be­din­gungen und Vor­aus­set­zungen achten! Welche das sind, erörtere ich hier im Blog.

 

Worauf müssen Sie bei elek­tro­ni­schen Rech­nungen achten?

Mitt­ler­weile werden von Ämtern und Behörden elek­tro­nische Rech­nungen genauso akzep­tiert wie die Papier­rech­nungen. Seitdem mit dem Steu­er­ver­ein­fa­chungs­gesetz von 2011 die Not­wen­digkeit einer qua­li­fi­zierten digi­talen Signatur weg­ge­fallen ist, hat die Ver­wendung von elek­tro­ni­schen Rech­nungen stetig zuge­nommen.

Es ist die Zustimmung des Rech­nungs­emp­fängers erfor­derlich; jedoch muss diese nicht explizit ein­geholt werden, sondern der Emp­fänger muss im Falle einer Ablehnung/Nichtakzeptanz aus­drücklich erklären, dass er keine elek­tro­ni­schen Rech­nungen wünscht. Geregelt werden kann die Ver­wendung dieser Rech­nungen aber auch in den jewei­ligen AGBs der Unter­nehmen. Zu beachten ist jedoch, dass Rech­nungs­emp­fänger nach wie vor einen gesetz­lichen Anspruch auf eine Papier­rechnung haben (gilt für Geschäfts­leute und ist geregelt im § 14 Abs. 2 UStG)

Für die elek­tro­nische Rech­nungen gelten die gleichen Vor­schriften wie für die Papier­rech­nungen (z. B. Les­barkeit; d.h. die ist gegeben, wenn der Rech­nungs­inhalt in einer für das mensch­liche Auge erkenn­baren und les­baren Form ver­fasst wurde; Echtheit der Rechnungsherkunft/des Rech­nungs­stellers, d.h. wenn die Iden­tität des Rech­nungs­aus­stellers sicher­ge­stellt ist; Unver­sehrtheit des Rech­nungs­in­halts; d.h. wenn die nach dem Umsatz­steu­er­gesetz erfor­der­lichen Pflicht­an­gaben während der Über­mittlung der Rechnung nicht geändert worden sind).

Elek­tro­nische Ein­gangs- und Aus­gangs­rech­nungen müssen genauso wie Papier­rech­nungen 10 Jahre auf­be­wahrt und dem Finanzamt jederzeit zugänglich gemacht werden können (Lang­zeit­ar­chi­vierung). Das bei der Auf­be­wahrung ange­wendete Ver­fahren muss den Grund­sätzen ord­nungs­ge­mäßer Buch­führung und DV-gestützter Buch­füh­rungs­systeme ebenso ent­sprechen wie den Grund­sätzen zum Daten­zu­griff und zur Prüf­barkeit digi­taler Unter­lagen. Es gilt somit die gleiche Regelung wie für ein­ge­scannte Papier­rech­nungen. Die Archi­vierung von elek­tro­ni­schen Rech­nungen durch Papier­aus­druck ist nicht zulässig. Obwohl vom Gesetz­geber nicht gefordert akzep­tiert der Rech­nungs­emp­fänger i.d.R. nur Rech­nungen im PDF/A-Format. Da nur darüber die Les­barkeit über einen län­geren Zeitraum und für versch. tech­nische Platt­formen sicher­ge­stellt ist.

Das Forum elek­tro­nische Rechnung Deutschland (FeRD) hat ein gemein­sames über­grei­fendes Format für elek­tro­nische Rech­nungen erar­beitet, das für den Rech­nungs­aus­tausch zwi­schen Unter­nehmen, Behörden und Ver­brau­chern genutzt werden kann und den Aus­tausch struk­tu­rierter Daten zwi­schen Rech­nungs­steller und Rech­nungs­emp­fänger ermög­licht („ZUGFeRD“ Format). Das ZUGFeRD-Rech­­nungs­­­format erlaubt es, Rech­nungs­daten in struk­tu­rierter Weise in einer PDF Datei zu über­mitteln und diese ohne weitere Schritte  aus­zu­lesen und zu ver­ar­beiten.

Weitere Infor­ma­tionen Format „ZUGFeRD“ finden Sie auch hier.

Der Aufbau der Rechnung muss den gesetz­lichen Vorgaben/Bestimmungen ent­sprechen; dafür bieten einige Firmen sog. Rech­nungs­vor­lagen (PDF-Dateien) an, Wichtig ist, dass alle die auf einer Rechnung erfor­der­lichen Pflicht­an­gaben (insbes. gem. § 14 (4) UStG und ggf. weitere) ent­halten sind.

Der Bran­chen­verband Bitkom hat zum Thema „Elek­tro­nische Rech­nungs­schreibung“ auch einen Leit­faden „10 Merk­sätze für elek­tro­nische Rech­nungen“ erstellt, den Sie sich als PDF-Datei kos­tenfrei her­un­ter­laden können. FAQ´s zum Thema finden Sie auch hier.

Wie bereits erwähnt, ist für den Einsatz der elek­tro­ni­schen Rechnung keine qua­li­fi­zierte elek­tro­nische Signatur mehr vor­ge­schrieben; d.h. aber auch gleich­zeitig, dass durch diesen Wegfall der Unter­nehmer ver­pflichtet ist, elek­tro­nische Rech­nungen durch ein inner­be­trieb­liches Kon­troll­ver­fahren zu prüfen.

Jeder Unter­nehmer muss sicher­stellen, dass die Echtheit der Her­kunft, die Unver­sehrtheit des Inhalts und die Les­barkeit der Rechnung gewähr­leistet werden. Dies kann durch jeg­liche inner­be­trieb­liche Kon­troll­ver­fahren erreicht werden, die einen ver­läss­lichen Prüfpfad zwi­schen Rechnung und Leistung schaffen können.

Der Bran­chen­verband Bitkom hat zum Thema „Elek­tro­nische Rech­nungs­schreibung“ auch einen Leit­faden „10 Merk­sätze für elek­tro­nische Rech­nungen“ erstellt, den Sie sich als PDF-Datei kos­tenfrei her­un­ter­laden können.

Was genau ist zu prüfen?

1. Ob die Rechnung inhaltlich ord­nungs­gemäß ist (sprich den gesetz­lichen Grund­sätzen für die Erstellung einer Rechnung ent­spricht)

2. Ob die Rech­nungs­an­gaben und der Rech­nungs­er­steller zutreffend sind; hierzu kann die Bestellung oder das Angebot zum Ver­gleich her­ge­nommen werden. Auch der erteilte Auftrag/Lieferschein oder ein Vertrag können zur Prüfung dienen. Sind die Rech­nungs­an­gaben und der leis­tende Unter­nehmer zutreffend? Kleine Unter­nehmen, die nicht auf ein großes kauf­män­ni­sches Rech­nungs­wesen zugreifen können, reicht oft schon eine manuelle Prüfung/Sichtung der mar­kanten Rech­nungs­punkte (Anschrift, Mwst-Ausweis, Datum etc.)

Vor­teile der elek­tro­ni­schen Rechnung für Rech­nungs­er­steller und –emp­fänger

Für den Ver­sender:

  • Keine großen Inves­ti­ti­ons­kosten (außer Update bestehender Systeme)
  • Redu­zierung der Ver­sand­kosten, da Druck, Kuver­tierung und Porti ent­fallen

Für den Emp­fänger:

  • Steu­er­kon­former Empfang elek­tro­ni­scher Rech­nungen
  • Garan­tierte Qua­lität für die extra­hierten Rech­nungs­daten
  • Reduktion der Per­so­nal­kosten für manuelle Nach­be­ar­beitung
  • Auto­ma­ti­sierte, elek­tro­nische Wei­ter­ver­ar­beitung der Daten in bestehende Workflow-Systeme
  • Revi­si­ons­si­chere Archi­vierung

Fazit: Die Ver­wendung von elek­tro­ni­schen Rech­nungen bietet für beide Geschäfts­partner (Sender und Emp­fänger) viele Vor­teile. Es ist jedoch darauf zu achten, dass die gesetz­lichen und recht­lichen Rah­men­be­din­gungen und Vor­schriften der ord­nungs­ge­mäßen Buch­führung ein­ge­halten werden. Das Finanzamt und die Revision werden hier wie bei den Papier­rech­nungen ein „geschultes Auge“ darauf werfen. Archi­vieren Sie ihre elek­tro­ni­schen Doku­mente so, dass sie im Falle einer Beweis­führung schnell wie­der­ge­funden werden und revi­si­ons­sicher auf­be­wahrt werden können.

Bild: © bofo­tolux / Fotolia.com

2 Kommentare zu Elektronische Rechnungen im Unternehmen

  • helga sagt:

    Danke für die Tipps zu den elek­tro­ni­schen Rech­nungen! Für die Buch­haltung sollten die auch archi­viert werden. Wie lange sollen die dann im Archiv bleiben? Danke im Voraus!

    • Joachim Vogel sagt:

      Hallo, freut mich, wenn Ihnen der blog-Beitrag gefällt und Sie Anregungen/Tipps “mit­nehmen” konnten. Über die Rah­men­be­din­gungen der Archi­vierung gibt sehr gut das (Standard-) Werk “Grund­sätze zur ord­nungs­mä­ßigen Führung und Auf­be­wahrung von Büchern, Auf­zeich­nungen und Unter­lagen in elek­tro­ni­scher Form sowie zum Daten­zu­griff (kurz: GoBD)” Aus­kunft. Nach­zu­lesen auf den Internet-Seiten vom Bun­des­fi­nanz­mi­nis­terium. Hoffe Ihnen damit wei­ter­ge­holfen zu haben.

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Joachim Vogel, DATEV eG

Dipl. Betriebswirt (FH)

Studium der Betriebs­wirt­schaft im Schwer­punkt Mar­keting
Erfah­rungen in der Pro­gram­mier­sprache RPGII

Aufbau einer EDV-Ver­triebs-Abteilung in einem großen Ver­si­che­rungs­konzern (Ver­ant­wortlich für die techn. Infra­struktur in den Filialdirektionen/Disposition und Instal­lation der EDV)

Seit 1989 bei DATEV eG in Nürnberg tätig. Pro­jekt­leitung “esecure bei Behörden und Insti­tu­tionen”; techn. Know-how im TK-Management (Cloud-Lösungen; Beratung und Instal­lation von Tele­kom­mu­ni­ka­tions-Lösungen in Steu­er­kanz­leien; Koordinator/Ansprechpartner bei techn. Tele­kom­mu­ni­ka­ti­ons­an­fragen); Zer­ti­fi­zierung nach ITIL

 

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