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Datenverluste
Haben Sie auch schon einmal vergeblich nach einem Dokument auf Ihrer Festplatte gesucht, dass Sie doch gerade eben noch bearbeitet haben? Technische Probleme, Softwarefehler, versehentliches Löschen oder Überschreiben, all dies kann dazu führen, dass benötigte Daten nicht mehr vorhanden sind.
Je länger so ein Datenverlust zurück liegt, desto schwieriger ist es die Informationen selbst zu rekonstruieren. Haben Sie ein Dokument versehentlich gelöscht, so kann ein Blick in den Papierkorb auf Ihrem PC helfen, also der Ort, an den Dateien in der Standardeinstellung Ihres Betriebssystems meist beim Löschvorgang verschoben werden. Von hier aus können die gelöschten Dateien jederzeit wiederhergestellt werden. Es ist daher sinnvoll, Ihren Rechner nicht so einzurichten, dass er Daten sofort endgültig löscht.
Auch versehentliches Überschreiben führt zu Datenverlust. Meistens passiert das, wenn Sie ein bereits bestehendes Textdokument öffnen, um es als Vorlage für ein neues Schreiben benutzen. Wenn Sie dieses Dokument ändern und dann versehentlich auf „Speichern“ klicken, wird das geänderte Dokument unter dem alten Dateinamen abgespeichert und der Inhalt des Originaldokuments ist verloren. Deshalb ist es ratsam, die Vorlage sofort unter einem anderen Dateinamen abzuspeichern. Um Fehler zu minimieren, sollten auch nur die Kollegen auf Ihre Dateien Zugriff haben, welche diese Daten zur beruflichen Aufgabenerfüllung benötigen.
Achten Sie darauf, das Gerät immer ordnungsgemäß herunterzufahren und nicht einfach auszuschalten, denn auch so können Daten verloren gehen oder beschädigt werden. Dies wird in einem Artikel des BSI „Datensicherung“ beschrieben.
Sind Ihre Daten einmal verloren und lassen sich auch mit dem Datensicherungsprogramm nicht wieder herstellen, gibt es laut oben genanntem Artikel professionelle Programme diverser Software-Hersteller, die helfen können. Als letzte Möglichkeit können Firmen mit speziellen Techniken in Laboren die verlorenen Daten wieder herstellen. Das ist allerdings mit hohen Kosten verbunden und Sie selbst müssen im Einzelfall prüfen, ob der finanzielle Aufwand wirklich lohnt.
Verlorene und nicht wiederherstellbare Daten führen zumindest zu einem Arbeitszeitausfall und bei geschäftskritischen Daten womöglich zu Schlimmerem. Um den Schaden möglichst gering zu halten, ist es unbedingt notwendig, dass Sie alle betrieblichen Daten regelmäßig sichern. Speichern Sie betriebliche Daten und Dokumente am besten auf einem zentralen Server mit zweckmäßiger Verzeichnisstruktur und entsprechend eingerichteten Zugriffsrechten (lesend oder schreibend). Auch als Nutzer von Notebooks sollen Sie alle Daten auf einem Netzlaufwerk speichern. Daten, die Sie unterwegs auf ihrer lokalen Platte sichern, sollen am Arbeitsende auf ein Netzlaufwerk übertragen werden.
Es sollen nur die Kollegen auf die Daten Zugriff haben, die die Daten zur beruflichen Aufgabenerfüllung benötigen.
Nutzen Sie auch die in Anwendungen angebotenen Sicherungsfunktionen (z.B. automatische Speicherung von Zwischenergebnissen).
Lokale Daten werden oftmals nicht automatisch von einer zentralen Stelle gesichert. Hier müssen Sie als Nutzer selbst tätig werden und eine Sicherung durchführen (Bsp. Kopie auf USB-Stick, Brennen einer CD).
Beschriften Sie Ihre Datenträger, dies ist für späteres Auffinden und Wiederbeschaffen der Daten sehr wichtig.
So verhalten Sie sich richtig:
- Leeren Sie Ihren Papierkorb nicht automatisch, sondern prüfen Sie, ob sich möglicherweise wichtige Daten darin befinden
- Speichern Sie Dateien unter einem anderen Dokumentnamen, wenn Sie frühere Versionen behalten möchten
- Fahren Sie Ihren Computer immer ordnungsgemäß herunter
- Speichern Sie betriebliche Daten regelmäßig auf einem Netzlaufwerk oder auf externen Datenträger ab
- Beschriften Sie Ihre Datenträger sorgfältig einheitlich, Schützen Sie diese vor äußeren Einflüssen
Bisher erschienen in der Reihe “Informationssicherheit: Verhaltensregeln für Mitarbeiter”:
Teil 1: Allgemeine Informationssicherheit
Teil 2: Social Engineering
Teil 3: Passwortsicherheit
Teil 4: Passwortdiebstahl
Teil 5: Virenschutz
Teil 6: E‑Mail-Sicherheit
Teil 7: Mobile Endgeräte und Datenträger
Teil 8: Verwendung von Software
Teil 10: Schutz sensibler Daten durch Verschlüsselung
Bild: © Rike / pixelio.de
Dipl. Kfm. Reinhard Muth, DATEV eG

Reinhard Muth ist TÜVIT-geprüfter ISMS-Auditor und Security-Awareness-Koordinator. 1988 begann er, bei der DATEV eG zu arbeiten. Seit 1994 in der IT-Sicherheit, beschäftigt er sich schwerpunktmäßig mit den Themen ISMS und Awareness.

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