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Ersetzendes Scannen hat keinen prinzipiellen Beweisnachteil!
Am 29. und 30.10.2013 simulierten in Nürnberg „echte“ Richter, Anwälte und Sachverständige erstmals eine „Rechtsprechung“ zum Ersetzenden Scannen: Das Ergebnis zeigt, dass die Beweiswertrisiken durchaus kalkulierbar sind.
Der Spiegel (39/2013) hat die teuerste deutsche Bürokratie-Vorschrift zitiert (die Archivierung von Papierrechungen) und ihr den Aufwandswert 3,2 Milliarden Euro pro Jahr gegeben. Das heißt, während der Bürokratieabbau nur sehr langsam voran kommt, obwohl sich doch einige Referate in Brüssel und Berlin darum mühen, könnte das Ersetzende Scannen bei Papier-Rechnungen kurzfristig den dicksten Brocken an Verwaltungslast vom deutschen Mittelstand nehmen, — Großunternehmen betreiben in der Regel längst Ersetzendes Scannen. Auch KMUs wäre es bei Papierbelegen grundsätzlich erlaubt, aber zu intransparent sind die Vorgaben bzw. deren Auslegung bisher und es fehlt an günstig-bequemen Standard-Scanverfahren, die Rechtssicherheit geben.
Das Einfachste als Erstes anpacken
Kein Mensch in dieser Republik hat den Überblick, welcher (Papier-) Dokumenttyp in welcher Branche wie gescannt werden muss, soll das Papier nach dem Scan vernichtet werden, ohne dabei im seltenen Streitfall den Beweiswert ungewollt zu reduzieren. Wie so oft, ist auch hier unbedingt eine differenzierte Betrachtung anzuraten. Beginnen wir also mit der einfachsten Dokumentenkategorie: unterschriftslose Papiere
(z.B. Rechnungen), die nach dem Scan prozessbezogen nur noch digital weiter verarbeitet werden. Das in 99,9% der Fälle nutzlose Papier füllt heute bei den KMUs wohl hunderttausende Quadratmeter beheizter Archivfläche und wird doch so gut wie nie mehr begutachtet.
eGovernment-Gesetz und eJustice-Gesetz haben in diesem Jahr das Ersetzende Scannen ausdrücklich empfohlen und benannt. Die BSI-Richtlinie RESISCAN ermöglicht einen Überblick, welches Anforderungsspektrum der Scan-Willige zu beachten hat. Die vor dem Abschluss stehende Verfahrensbeschreibung der Steuerberater wird zusätzliche Verfahrensicherheit bringen. Dazu das Ergebnis der Simulationsstudie: “Das Relikt Papierablage kann vor dem Hintergrund unserer Studie in Zukunft hoffentlich bald über Bord geworfen werden”, zeigte sich Prof. Alexander Roßnagel vom Institut für Wirtschaftsrecht der Universität Kassel zuversichtlich. “Für Millionen von Unternehmen — insbesondere für den Mittelstand — bedeutet das künftig eine enorme Entlastung bei der Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.”
Ich würde sagen, wir gehen den nächsten logischen Schritt und setzen nun für Papierrechungen ein Standard-Scan-Prozess auf, der den theoretischen Beweiswertverlust so weit reduziert, dass das Restrisiko z.B. günstig versichert werden kann. Dann trauen wird uns an den nächsten Dokumenttyp heran, — so kann der Steuerberater zum effizienten Entbürokratisierer werden : -)
Bild: © DATEV eG
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Dipl. Kaufmann (FH)
Seit 2002 bei DATEV, zunächst als Projektleitung elektronischer Rechtsverkehr tätig. Seit November 2009 ist Torsten Wunderlich Leiter des DATEV-Informationsbüro Berlin und dort in Gremien, Verbänden und politischen Ausschüssen am Ohr der Zeit zu eGovernment-Themen und deren IT-Sicherheitsmerkmalen. Oft übernimmt er die Rolle des “Übersetzers” zwischen Technikern, Juristen, Politikern und Betriebswirten, die oft keine gemeinsame Sprache in der Sache haben.
Für DATEV sind Datenschutz und Datensicherheit seit Gründung des Unternehmens zentrale Elemente in der Geschäftspolitik. Daher engagiert sich DATEV mit dem Blog für mehr IT-Sicherheit im Mittelstand.
Die Entwicklung
In einer Simulationsstudie haben das Institut für Wirtschaftsrecht und die Datev 14 simulierte Gerichtsurteile untersucht. Zu erwarten ist, dass diese Referenzurteile eine Vorbildwirkung zeigen.
“Da sie in der Fachwelt ernst zu nehmende Einschätzungen dafür sind, ob das jeweils zugrunde liegende Verfahren als rechtssicher zu bewerten ist, bilden die Urteile einen wichtigen Beitrag für eine juristische Beurteilung zum Ersetzenden Scannen”, sagt Michael Seyd, Mitglied der Geschäftsleitung bei der Datev und zuständig für strategische Geschäftsentwicklung.