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Erset­zendes Scannen hat keinen prin­zi­pi­ellen Beweis­nachteil!

Simulationsstudie_TW_Ergebnis

Am 29. und 30.10.2013 simu­lierten in Nürnberg „echte“ Richter, Anwälte und Sach­ver­ständige erstmals eine „Recht­spre­chung“ zum Erset­zenden Scannen: Das Ergebnis zeigt, dass die Beweis­wert­ri­siken durchaus kal­ku­lierbar sind.

 

Der Spiegel (39/2013) hat die teu­erste deutsche Büro­­kratie-Vor­­­schrift zitiert (die Archi­vierung von Papier­re­chungen) und ihr den Auf­wandswert 3,2 Mil­li­arden Euro pro Jahr gegeben. Das heißt, während der Büro­kra­tie­abbau nur sehr langsam voran kommt, obwohl sich doch einige Referate in Brüssel und Berlin darum mühen, könnte das Erset­zende Scannen bei Papier-Rech­­nungen kurz­fristig den dicksten Brocken an Ver­wal­tungslast vom deut­schen Mit­tel­stand nehmen, — Groß­un­ter­nehmen betreiben in der Regel längst Erset­zendes Scannen. Auch KMUs wäre es bei Papier­be­legen grund­sätzlich erlaubt, aber zu intrans­parent sind die Vor­gaben bzw. deren Aus­legung bisher und es fehlt an günstig-bequemen Standard-Scan­­ver­­­fahren, die Rechts­si­cherheit geben.

Das Ein­fachste als Erstes anpacken

Kein Mensch in dieser Republik hat den Über­blick, welcher (Papier-) Doku­menttyp in welcher Branche wie gescannt werden muss, soll das Papier nach dem Scan ver­nichtet werden, ohne dabei im sel­tenen Streitfall den Beweiswert unge­wollt zu redu­zieren. Wie so oft, ist auch hier unbe­dingt eine dif­fe­ren­zierte Betrachtung anzu­raten. Beginnen wir also mit der ein­fachsten Doku­men­ten­ka­te­gorie: unter­schriftslose Papiere
(z.B. Rech­nungen), die nach dem Scan pro­zess­be­zogen nur noch digital weiter ver­ar­beitet werden. Das in 99,9% der Fälle nutzlose Papier füllt heute bei den KMUs wohl hun­dert­tau­sende Qua­drat­meter beheizter Archiv­fläche und wird doch so gut wie nie mehr begut­achtet.

eGo­­vernment-Gesetz und eJustice-Gesetz haben in diesem Jahr das Erset­zende Scannen aus­drücklich emp­fohlen und benannt. Die BSI-Rich­t­­linie RESISCAN ermög­licht einen Über­blick, welches Anfor­de­rungs­spektrum der Scan-Willige zu beachten hat. Die vor dem Abschluss ste­hende Ver­fah­rens­be­schreibung der Steu­er­be­rater wird zusätz­liche Ver­fah­ren­si­cherheit bringen. Dazu das Ergebnis der Simu­la­ti­ons­studie: “Das Relikt Papier­ablage kann vor dem Hin­ter­grund unserer Studie in Zukunft hof­fentlich bald über Bord geworfen werden”, zeigte sich Prof. Alex­ander Roß­nagel vom Institut für Wirt­schafts­recht der Uni­ver­sität Kassel zuver­sichtlich. “Für Mil­lionen von Unter­nehmen — ins­be­sondere für den Mit­tel­stand — bedeutet das künftig eine enorme Ent­lastung bei der Ein­haltung der gesetz­lichen Auf­be­wah­rungs­fristen.”

Ich würde sagen, wir gehen den nächsten logi­schen Schritt und setzen nun für Papier­re­chungen ein Standard-Scan-Prozess auf, der den theo­re­ti­schen Beweis­wert­verlust so weit redu­ziert, dass das Rest­risiko z.B. günstig ver­si­chert werden kann. Dann trauen wird uns an den nächsten Doku­menttyp heran, — so kann der Steu­er­be­rater zum effi­zi­enten Ent­bü­ro­kra­ti­sierer werden : -)

Bild:  ©  DATEV eG

Ein Kommentar zu Ersetzendes Scannen hat keinen prinzipiellen Beweisnachteil!

  • christinemai sagt:

    Die Ent­wicklung
    In einer Simu­la­ti­ons­studie haben das Institut für Wirt­schafts­recht und die Datev 14 simu­lierte Gerichts­ur­teile unter­sucht. Zu erwarten ist, dass diese Refe­renz­ur­teile eine Vor­bild­wirkung zeigen.

    Da sie in der Fachwelt ernst zu neh­mende Ein­schät­zungen dafür sind, ob das jeweils zugrunde lie­gende Ver­fahren als rechts­sicher zu bewerten ist, bilden die Urteile einen wich­tigen Beitrag für eine juris­tische Beur­teilung zum Erset­zenden Scannen”, sagt Michael Seyd, Mit­glied der Geschäfts­leitung bei der Datev und zuständig für stra­te­gische Geschäfts­ent­wicklung.

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Torsten Wun­derlich, DATEV eG

Dipl. Kaufmann (FH)

Seit 2002 bei DATEV, zunächst als Pro­jekt­leitung elek­tro­ni­scher Rechts­verkehr tätig. Seit November 2009 ist Torsten Wun­derlich Leiter des DATEV-Infor­ma­ti­onsbüro Berlin und dort in Gremien, Ver­bänden und poli­ti­schen Aus­schüssen am Ohr der Zeit zu eGo­vernment-Themen und deren IT-Sicher­heits­merk­malen. Oft über­nimmt er die Rolle des “Über­setzers” zwi­schen Tech­nikern, Juristen, Poli­tikern und Betriebs­wirten, die oft keine gemeinsame Sprache in der Sache haben.

 

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