Themen
Tipp des Monats
Machen Sie in nur zehn Minuten den IT-Sicherheitscheck von Deutschland sicher im Netz. Der Test liefert Handlungsempfehlungen, mit denen Sie die eigene IT-Sicherheitslage verbessern können.
Newsletter
Um neue Beiträge regelmäßig zu erhalten, können Sie hier unseren Newsletter abonnieren:
Elektronische Nachlassverwaltung in Unternehmen
Zu Lebzeiten macht man sich nicht immer Gedanken über die digitalen Spuren und Daten, die man im World Wide Web hinterlässt bzw. gespeichert hat. Was tun mit den digitalen Daten im Todesfall?
Im digitalen Zeitalter haben Hinterbliebene und Nachfolger/Vertreter in Unternehmen nun auch häufiger das Problem, dass sie nicht wissen, was sie mit den digitalen Hinterlassenschaften, auch digitaler Nachlass genannt, anfangen sollen. Auch in kleinen und mittleren Unternehmen kann dies zu einem ernstzunehmenden Problem werden. Insbesondere, wenn die Weiterführung/Abwicklung und Datennutzung nicht eindeutig geregelt ist und noch Geschäftsfälle offen sind.
Was sind eigentlich digitale Nachlässe?
Wikipedia definiert dies folgendermaßen: „Als Digitaler Nachlass werden Accounts und Daten im Internet bezeichnet, die nach dem Tode des Benutzers weiter bestehen bleiben. Dazu zählen insbesondere Dienste, die auf sozialen Netzwerken wie Facebook®, Twitter®, Youtube®, XING®, Google+®, Pinterest®, usw., E‑Mail-Diensten oder Partnervermittlungen bereitgehalten werden.“ Die Rechte und Pflichten gehen an die Erben oder Unternehmensnachfolger über. Die Verbraucherzentrale empfiehlt anzugeben, wo Zugangsdaten sozialer Netzwerke zur eventuellen Löschung eines Profils hinterlegt sind.
Der digitale Nachlass umfasst somit alle Internet-Nutzerkonten und jede Art von Information in digitaler Form auf dem eigenen Computer bzw. Geschäfts-PC oder irgendwo auf einem Server in der „Cloud“, im Internet. Und damit es nach dem Ableben eines Unternehmers nicht zu Problemen bei der Abwicklung von offenen digitalen Geschäftsprozessen kommt, muss eine Regelung gefunden werden.
Menschen gehen, Daten bleiben
Vielfältige Nutzungsmöglichkeiten von Facebook®, Ebay®, Paypal® etc. bringen es mit sich, dass Daten oder auch Guthaben gespeichert sind, die zwar zu aktiven Zeiten genutzt oder verwaltet werden, jedoch nach Ableben des Nutzers nicht mehr entsprechend bearbeitet werden können, weil z.B. das Passwort nicht bekannt ist. Grundsätzlich gilt, dass auch die digitalen Daten zum Erbe der Hinterbliebenen bzw. Unternehmensnachfolger gehören. Accounts, E‑Mail Konten und Profile werden nicht automatisch gelöscht. D.h., die Hinterbliebenen müssen sich auch um die ordnungsgemäße Abwicklung dieser Konten kümmern. Eines ist gewiss: Daten sind unsterblich. Dies gilt sowohl im privaten als auch im geschäftlichen Bereich.
Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen ist darauf zu achten, dass die Rechte, Accounts etc. von Mitarbeitern und Firmeninhabern an einem sicheren Ort (z.B. USB-Stick hinterlegt beim Notar oder Nachlassgericht) verwaltet werden, damit bei Tod eines Mitarbeiters sichergestellt ist, dass Internetgeschäfte noch entsprechend abgewickelt werden können. Dies gilt deshalb insbesondere auch für den Unternehmer selbst, der sich rechtzeitig um eine entsprechende Nachfolge und seinen (digitalen) Nachlass kümmern muss. Das Geschäft muss auch nach dem Tod des Unternehmers (und natürlich auch des Mitarbeiters) weiterlaufen, und darf nicht durch fehlende Zugangsberechtigungen im Internet „gelähmt“ werden oder zum Rechtsstreit führen.
Eigentlich müsste das vorhandene Erbrecht (derzeit eine Mischung aus Erb- und Internetrecht) entsprechend dem digitalen Zeitalter aktualisiert/angepasst werden. Jedoch ist aktuell jeder Unternehmer selbst gefordert sich um sein (und das seiner Mitarbeiter) digitales Erbe zu Lebzeiten Gedanken zu machen.
Was ist insbesondere für einen Unternehmer zu tun?
In größeren Unternehmen gibt es Abteilungen mit entsprechenden IT-Spezialisten, die sich mit den Internetzugängen gut auskennen und Bescheid wissen, wie bei Tod oder Ausscheiden eines Nutzers im Unternehmen mit den Account- und Datennachlässen vorzugehen ist. Jedoch in kleinen und mittleren Unternehmen bleibt das Risiko bestehen, dass bei einem Todesfall wichtige Geschäftsdaten oder Geschäftsvorgänge verloren gehen oder nicht abgewickelt werden können, weil der Unternehmer sein „Zugangswissen“ und damit seinen digitalen Nachlass nicht eindeutig geregelt hat.
Stellen Sie sich vor, wenn es digital vorliegende Verträge gibt, die noch gekündigt werden müssen (vertragliche Verpflichtungen enden nicht automatisch mit dem Tod), oder Rechnungen offen sind, die noch zu zahlen sind, oder auf PayPal oder anderen Online-Konten noch ein Guthaben oder Forderungen vorhanden sind, oder in Ebay noch Geschäfte abgewickelt werden müssen, und und und…
Da es eben in Deutschland zu diesem Thema leider noch keine eindeutige rechtliche und formelle Regelung gibt, gilt der Grundsatz wie bei jedem Hab und Gut, dass auch für die Daten auf dem PC oder im Internet, eine testamentarische Regelung viel Zeit und Ärger bei den Hinterbliebenen bzw. Unternehmensnachfolgern erspart. Hinterlegen Sie als Unternehmer wichtige Informationen zu Ihren Daten/Passwörtern und E‑Mail-Accounts in einem Testament und klären Sie auf, was damit nach Ihrem Ableben passieren soll. Aber dabei müssen Sie beachten: Ein digitales Testament gibt es nicht. Sie müssen auch hier, wie beim herkömmlichen Testament, Ihren letzten Willen (hand-)schriftlich dokumentieren oder vom Notar beglaubigen lassen. Allerdings muss das Testament immer aktualisiert werden, wenn die Passwörter geändert werden oder neue digitale Inhalte dazu kommen. Hinterlegen Sie dieses Testament am besten beim Notar.
Wie und ob sie dieses „Digitale Testament“ auch an Externe vergeben können, zeige ich Ihnen dann im 2. Teil auf. Außerdem erhalten Sie eine Checkliste zur Vorsorge.
Bild: © Markus Vogelbacher / pixelio.de
Ein Kommentar zu Elektronische Nachlassverwaltung in Unternehmen
Schreiben Sie einen Kommentar

Dipl. Betriebswirt (FH)
Studium der Betriebswirtschaft im Schwerpunkt Marketing
Erfahrungen in der Programmiersprache RPGII
Aufbau einer EDV-Vertriebs-Abteilung in einem großen Versicherungskonzern (Verantwortlich für die techn. Infrastruktur in den Filialdirektionen/Disposition und Installation der EDV)
Seit 1989 bei DATEV eG in Nürnberg tätig. Projektleitung “esecure bei Behörden und Institutionen”; techn. Know-how im TK-Management (Cloud-Lösungen; Beratung und Installation von Telekommunikations-Lösungen in Steuerkanzleien; Koordinator/Ansprechpartner bei techn. Telekommunikationsanfragen); Zertifizierung nach ITIL

Unternehmensabwicklung
Unternehmensabwicklung