Elek­tro­nische Nach­lass­ver­waltung in Unternehmen

Zu Leb­zeiten macht man sich nicht immer Gedanken über die digi­talen Spuren und Daten, die man im World Wide Web hin­ter­lässt bzw. gespei­chert hat. Was tun mit den digi­talen Daten im Todesfall?

Im digi­talen Zeit­alter haben Hin­ter­bliebene und Nachfolger/Vertreter in Unter­nehmen nun auch häu­figer das Problem, dass sie nicht wissen, was sie mit den digi­talen Hin­ter­las­sen­schaften, auch digi­taler Nachlass genannt, anfangen sollen. Auch in kleinen und mitt­leren Unter­nehmen kann dies zu einem ernst­zu­neh­menden Problem werden. Ins­be­sondere, wenn die Weiterführung/Abwicklung und Daten­nutzung nicht ein­deutig geregelt ist und noch Geschäfts­fälle offen sind.

Was sind eigentlich digitale Nachlässe?

Wiki­pedia defi­niert dies fol­gen­der­maßen: „Als Digi­taler Nachlass werden Accounts und Daten im Internet bezeichnet, die nach dem Tode des Benutzers weiter bestehen bleiben. Dazu zählen ins­be­sondere Dienste, die auf sozialen Netz­werken wie Facebook®, Twitter®, Youtube®, XING®, Google+®, Pin­terest®, usw., E‑Mail-Diensten oder Part­ner­ver­mitt­lungen bereit­ge­halten werden.“ Die Rechte und Pflichten gehen an die Erben oder Unter­neh­mens­nach­folger über. Die Ver­brau­cher­zen­trale emp­fiehlt anzu­geben, wo Zugangs­daten sozialer Netz­werke zur even­tu­ellen Löschung eines Profils hin­terlegt sind.

Der digitale Nachlass umfasst somit alle Internet-Nut­­zer­­konten und jede Art von Infor­mation in digi­taler Form auf dem eigenen Com­puter bzw. Geschäfts-PC oder irgendwo auf einem Server in der „Cloud“, im Internet. Und damit es nach dem Ableben eines Unter­nehmers nicht zu Pro­blemen bei der Abwicklung von offenen digi­talen Geschäfts­pro­zessen kommt, muss eine Regelung gefunden werden.

Men­schen gehen, Daten bleiben

Viel­fältige Nut­zungs­mög­lich­keiten von Facebook®, Ebay®, Paypal® etc. bringen es mit sich, dass Daten oder auch Gut­haben gespei­chert sind, die zwar zu aktiven Zeiten genutzt oder ver­waltet werden, jedoch nach Ableben des Nutzers nicht mehr ent­spre­chend bear­beitet werden können, weil z.B. das Passwort nicht bekannt ist. Grund­sätzlich gilt, dass auch die digi­talen Daten zum Erbe der Hin­ter­blie­benen bzw. Unter­neh­mens­nach­folger gehören. Accounts, E‑Mail Konten und Profile werden nicht auto­ma­tisch gelöscht. D.h., die Hin­ter­blie­benen müssen sich auch um die ord­nungs­gemäße Abwicklung dieser Konten kümmern. Eines ist gewiss: Daten sind unsterblich. Dies gilt sowohl im pri­vaten als auch im geschäft­lichen Bereich.
 
Gerade in kleinen und mitt­leren Unter­nehmen ist darauf zu achten, dass die Rechte, Accounts etc. von Mit­ar­beitern und Fir­men­in­habern an einem sicheren Ort (z.B. USB-Stick hin­terlegt beim Notar oder Nach­lass­ge­richt) ver­waltet werden, damit bei Tod eines Mit­ar­beiters sicher­ge­stellt ist, dass Inter­net­ge­schäfte noch ent­spre­chend abge­wi­ckelt werden können. Dies gilt deshalb ins­be­sondere auch für den Unter­nehmer selbst, der sich recht­zeitig um eine ent­spre­chende Nach­folge und seinen (digi­talen) Nachlass kümmern muss. Das Geschäft muss auch nach dem Tod des Unter­nehmers (und natürlich auch des Mit­ar­beiters) wei­ter­laufen, und darf nicht durch feh­lende Zugangs­be­rech­ti­gungen im Internet „gelähmt“ werden oder zum Rechts­streit führen.

Eigentlich müsste das vor­handene Erbrecht (derzeit eine Mischung aus Erb- und Inter­net­recht) ent­spre­chend dem digi­talen Zeit­alter aktualisiert/angepasst werden. Jedoch ist aktuell jeder Unter­nehmer selbst gefordert sich um sein (und das seiner Mit­ar­beiter) digi­tales Erbe zu Leb­zeiten Gedanken zu machen.

Was ist ins­be­sondere für einen Unter­nehmer zu tun?

In grö­ßeren Unter­nehmen gibt es Abtei­lungen mit ent­spre­chenden IT-Spe­­zia­­listen, die sich mit den Inter­net­zu­gängen gut aus­kennen und Bescheid wissen, wie bei Tod oder Aus­scheiden eines Nutzers im Unter­nehmen mit den Account- und Daten­nach­lässen vor­zu­gehen ist. Jedoch in kleinen und mitt­leren Unter­nehmen bleibt das Risiko bestehen, dass bei einem Todesfall wichtige Geschäfts­daten oder Geschäfts­vor­gänge ver­loren gehen oder nicht abge­wi­ckelt werden können, weil der Unter­nehmer sein „Zugangs­wissen“ und damit seinen digi­talen Nachlass nicht ein­deutig geregelt hat.

Stellen Sie sich vor, wenn es digital vor­lie­gende Ver­träge gibt, die noch gekündigt werden müssen (ver­trag­liche Ver­pflich­tungen enden nicht auto­ma­tisch mit dem Tod), oder Rech­nungen offen sind, die noch zu zahlen sind, oder auf PayPal oder anderen Online-Konten noch ein Gut­haben oder For­de­rungen vor­handen sind, oder in Ebay noch Geschäfte abge­wi­ckelt werden müssen, und und und…

Da es eben in Deutschland zu diesem Thema leider noch keine ein­deutige recht­liche und for­melle Regelung gibt, gilt der Grundsatz wie bei jedem Hab und Gut, dass auch für die Daten auf dem PC oder im Internet, eine tes­ta­men­ta­rische Regelung viel Zeit und Ärger bei den Hin­ter­blie­benen bzw. Unter­neh­mens­nach­folgern erspart. Hin­ter­legen Sie als Unter­nehmer wichtige Infor­ma­tionen zu Ihren Daten/Passwörtern und E‑Mail-Accounts in einem Tes­tament und klären Sie auf, was damit nach Ihrem Ableben pas­sieren soll. Aber dabei müssen Sie beachten: Ein digi­tales Tes­tament gibt es nicht. Sie müssen auch hier, wie beim her­kömm­lichen Tes­tament, Ihren letzten Willen (hand-)schriftlich doku­men­tieren oder vom Notar beglau­bigen lassen. Aller­dings muss das Tes­tament immer aktua­li­siert werden, wenn die Pass­wörter geändert werden oder neue digitale Inhalte dazu kommen. Hin­ter­legen Sie dieses Tes­tament am besten beim Notar.

Wie und ob sie dieses „Digitale Tes­tament“ auch an Externe ver­geben können, zeige ich Ihnen dann im 2. Teil auf. Außerdem erhalten Sie eine Check­liste zur Vorsorge.

Bild:  © Markus Vogel­bacher / pixelio.de