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Elek­tro­nische Post sicher ver­senden

Tag­täglich ver­senden wir E‑Mails – an Kunden, Mit­ar­beiter und Partner. Doch wenn es darum geht, Rech­nungen, Angebote oder sen­sible Pro­jekt­do­ku­mente auf den Weg zu bringen, greifen wir zum Brief. Der Grund dafür ist simpel: Nur so können wir sicher sein, dass die Unter­lagen nach­weisbar ankommen. Allein 2009 lan­deten laut Bun­des­netz­agentur 17 Mil­li­arden Briefe in den Brief­kästen. Rund 90 Prozent davon sind Geschäftspost.

Der Versand eines Briefs ist zwar sicher, kostet Firmen aber besonders bei regel­mä­ßigen Mas­sen­ver­sen­dungen viel Porto und Geld für Druck und Papier. Außerdem steckt hinter jedem Brief Arbeitszeit: Mit­ar­beiter müssen die Doku­mente aus­drucken, kuver­tieren und zum Brief­kasten bringen. Umge­kehrt läuft es ähnlich: Ein­ge­hende Briefe gilt es, ein­zu­scannen und zu archi­vieren. Eine schnelle, medi­en­bruch­freie und kos­ten­günstige Kom­mu­ni­kation im 21. Jahr­hundert sieht anders aus.

Sichere Über­tra­gungswege für die Kor­re­spondenz
Mit De-Mail gibt es jetzt eine Alter­native. Sie ist genauso sicher wie ein Brief, gleich­zeitig aber so einfach zu nutzen wie eine E‑Mail. Das Ziel: Nach­richten und Doku­mente ohne großen Aufwand sicher, ver­traulich und nach­weisbar über das Netz aus­zu­tau­schen. Für die gesetz­liche Basis und damit die not­wendige Sicherheit sorgt das De-Mail-Gesetz. Es defi­niert strenge Anfor­de­rungen bezüglich der orga­ni­sa­to­ri­schen, daten­schutz­recht­lichen und tech­ni­schen Stan­dards an die De-Mail-Pro­­­vider. De-Mail-Nach­­­richten werden im SSL-128 Ver­fahren ver­schlüsselt über­tragen und nutzen somit den­selben Standard wie Online­banking auch. Durch die Iden­ti­fi­zierung sind die Kom­mu­ni­ka­ti­ons­partner ein­deutig bekannt, womit bspw. Spam und uner­wünschte Mails aus­ge­schlossen sind.

Sichere Iden­tität beim Online-Brief
So muss sich jeder De-Mailer zunächst iden­ti­fi­zieren. Dazu legt etwa der Geschäfts­führer eines Unter­nehmens bei einem Pro­vider wie der Telekom neben dem aus­ge­füllten Ident-For­­mular einen Auszug aus dem Han­dels­re­gister vor. Nach posi­tiver Prüfung der Iden­tität wird das De-Mail-Konto frei­ge­schaltet.

Nach­weisbare Online-Post
Für die Firmen heißt das: Sie legen Post­fächer für ihre Mit­ar­beiter an oder richten Funk­ti­ons­post­fächer etwa für den Ver­trieb oder den Kun­den­service ein. Mit einem Klick gehen dann De-Mails auf die Reise. Im Prinzip also genauso schnell wie eine E‑Mail. Mit einem wei­teren wich­tigen Unter­schied: Bei De-Mail kann der Sender eine Emp­­fangs- und Zustell­be­stä­tigung beim Pro­vider anfordern und so nach­weisen, dass er Rechnung, Angebot und Co. recht­zeitig abge­schickt hat. Ein großer Plus­punkt – gerade wenn es um Schreiben mit Ant­wort­frist geht. Wei­terer Vorteil: Die Doku­mente liegen digital vor. Vom Wegfall der Akten­stapel und Ein­­scann-Arbeiten pro­fi­tieren Firmen nicht nur intern, sondern ins­be­sondere die Kunden. Innerhalb weniger Sekunden erhalten diese dringend benö­tigte Unter­lagen.

Übrigens schont De-Mail nicht nur die internen Res­sourcen und die Nerven der Kunden, sondern auch die Umwelt. Laut Öko-Institut e.V. erzeugt De-Mail rund 77 Prozent weniger CO2 als der klas­sische Post­brief. Auf das Jahr 2013 bezogen ent­spricht dies 25.801 Tonnen Koh­len­dioxid (CO2).

 

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Alex­ander Santl, Deutsche Telekom AG

Alex­ander Santl ist seit 2009 für die Deutsche Telekom AG tätig. Der Ein­stieg in den Konzern erfolgte über ein duales Studium und wurde durch das Trai­nee­pro­gramm der Deut­schen Telekom AG ergänzt. Seit gut sechs Monaten ist er mit dem Produkt De-Mail betraut und ist nun aus Com­mercial Management Sicht die Schnitt­stelle zum Direkt­ver­trieb, als auch ver­ant­wortlich für den Bran­chen­angang von De-Mail.

 

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